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Le guide de l’animateur pour gérer ses communautés

Qu’est-ce qu’un groupe collaboratif ? Qu’est-ce que l’animation de communautés ? Comment faciliter l’entraide, les échanges, les projets collectifs ? Comment animer une communauté alors que vous manquez de temps ? Quel type d’information doit-on partager, avec qui et sur quels outils ?

 

Illustration extraite du « Guide de l’animateur » de Jean-Michel Cornu

 

Toutes ces questions font partie du guide pratique d’autoformation écrit par Jean-Michel Cornu et qui vous accompagne pas à pas dans la mise en place ou la réorganisation d’une communauté, puis dans son animation. Le guide fournit également beaucoup d’exemples, des liens à aller visiter ainsi que des exercices individuels à faire pour avancer pas à pas dans la gestion d’animation d’une communauté.

Ci-joint un bref aperçu du sommaire :

 

Le guide est à retrouver ici.  Vous pouvez également trouver le même guide au format papier.

Jean-Michel Cornu est expert en intelligence collective et propose ainsi une méthode pour comprendre et maîtriser le fonctionnement des communautés.

Vous pouvez retrouver d’autres astuces de gestion d’une communauté sur son blog qu’il met régulièrement à jour.

Sur le thème de l’animation d’une communauté je vous invite à lire l’article que j’avais posté sur le fait qu’un outil ne créé pas une communauté. Le guide de Jean-Michel Cornu va également dans ce sens. Pensez humain au lieu de technologie pour espérer voir une dynamique s’installer !.

L’animation d’une conférence (côté intervenant)

Avant la conférence : Animer une conférence c’est aussi la préparer

  • Venir la veille de la conférence si possible ou le matin 1h avant pour appréhender la salle, rencontrer l’équipe projet qui vous a sollicité pour l’intervention,  voir la disposition des fauteuils (s’ils peuvent se bouger) et ne pas hésiter à harmoniser la disposition de la salle selon vos envies.
  • Tester sa présentation  avec le technicien de la salle : si les animations fonctionnent, vérifier que la présentation powerpoint fonctionne bien sur un autre PC que le sien. Checker les dernières coquilles (qui se voient davantage en gros plan) regarder du fond de la salle si la présentation est assez lisible pour les spectateurs situés au dernier rang.  Regarder également le jeu des lumières.
  • Minuter sa présentation : un filage devra être calculé auparavant. Sur ce timing réduisez le temps d’au moins 10% car nous avons tendance à parler plus vite naturellement. Il faut donc prévoir toujours plus long. Vous pouvez également dessiner le fil conducteur de votre présentation (cf dessin ci-dessus) : bien utile pour organiser son timing.
  • Prévoir une fiche bristol si vous estimez qu’elle vous soutiendra :  fil conducteur sous forme de mots-clés ou faire un mapping de vos idées. Écrire tout cela uniquement sur le recto de vos fiches bristol, jamais au verso !
  • Faire un point avec l’animateur pour régler les derniers détails au sujet des possibles impressions à faire pour le public, matériel que vous souhaitez avoir à votre disposition lors de l’animation (post-it, feutres, tableau)
  • Test du micro : cela a l’air facile de parler dans un micro mais ce n’est pas le cas. Trop d’intervenants l’utilisent mal et ont besoin du technicien pour quelques astuces de prise de parole
  • Test du pointeur laser : surtout s’il appartient aux locaux de la conférence.
  • Arriver en avance pour recevoir vos invités, prendre le temps de les accueillir et d’établir le contact avant la conférence. Cet accueil servira pour la gestion du stress que vous pourriez avoir face à votre public

PENDANT LA CONFÉRENCE :

  • Comprendre que votre présentation ne sera JAMAIS comme vous l’auriez souhaité dû aux aléas des questions du public, de votre forme de cet instant dans l’animation (il y a des jours avec, il y a des jours sans) (cf dessin ci-dessus)
  • Parler distinctement, calmement…et respirez ! : certains intervenants font des exercices de respiration ou de relaxation avant une conférence et c’est toujours positif.
  • Faire des silences : ne pas parler ne veut pas dire que vous ne savez pas quoi dire ! Votre présentation est comme une pièce, un acte où les silences doivent s’opérer pour laisser au public le temps d’ingurgiter vos propos.
  • Moduler sa voix : Il n’y a rien de plus soporifique qu’une voix monotone et monocorde.
  • Regarder franchement les assistants : ne pas papillonner des yeux en captant trop de regards. Si vous n’êtes pas à l’aise arrêtez votre regard sur une personne que vous connaissez bien mais ne vous focalisez pas sur elle bien évidemment. Il faut savoir balayer la salle, d’où l’importance de bien appréhender la salle et la disposition des fauteuils avant une conférence…
  • Servez-vous du powerpoint pour illustrer votre discours et pas l’inverse.  Dérouler son discours à partir de son support est l’erreur la plus courante. Autrement vous serez certains de perdre l’attention du public très rapidement.

APRÈS LA CONFÉRENCE

  • Prendre le temps de répondre aux questions des participants. Dans la mesure du possible et selon votre agenda il faut rester après votre conférence.
  • Jeter un œil rapide aux questionnaires de satisfaction pour percevoir un premier avis global de votre présentation.
  • Se caler avec l’animateur pour l’envoi des présentations par mail aux participants ainsi que tout autre élément d’information utile.

Bref, en un mot profitez de votre intervention, transmettez votre intérêt pour le sujet à votre public qui n’en sera que plus passionné !

A lire aussi : 17 conseils incontournables pour réussir ses présentations !

L’animation d’un Speed Business Meeting : méthode, moyens et limites

Vous trouverez ci-joint un mémo réalisé sur le Speed Business Meeting. Il m’aide dans l’animation quotidienne des rendez-vous de Networking.

 

 

 

Méthode, moyens et limites

Le premier objectif d’un Speed Business Meeting est de faire du réseau. Ce concept permet de se présenter succinctement à un maximum d’interlocuteurs afin de générer des contacts, saisir des opportunités d’affaires, partager des expériences, le tout dans une ambiance décontractée.

Les entreprises que je suis sont friandes de cette technique d’animation. Pour qu’elles soient pleinement satisfaites à la sortie du Speed, quelques règles sont à suivre en amont du Rendez-vous. Mais avant de rentrer plus dans les détails de logistique et de moyens, revenons sur le concept même du Speed Business Meeting.

Vous l’aurez peut-être compris, cette technique d’animation vient du concept du Speed Business Dating pour célibataires. Il a ensuite été déployé pour la communication d’entreprise. Des groupes de 5 à 10 personnes ( le nombre peut varier en fonction de la taille de l’assistance) sont ainsi constitués dans lesquels chacun a l’occasion de se présenter et de distribuer ses cartes de visite. Dans le cadre d’Ecobiz les personnes ont une minute pour s’exprimer à l’ensemble du groupe. 5 secondes sont ensuite nécessaires pour que la personne (ou numéro 1) donne une carte de visite à tout le groupe. Le numéro 2 enchainera, ainsi de suite jusqu’au dernier participant du groupe.

Il sera nécessaire au participant de préparer en amont une rencontre de Networking. Par la suite chacun des participants devra traiter les informations récoltées à la fin de la rencontre :

AVANT une rencontre de Networking

  • Préparez son entretien : mots clés qui décrivent votre savoir faire,  état d’esprit et vos besoins. Surtout, ne pas apprendre par cœur son discours !
  • Se chronométrer : apprendre à se présenter en soixante secondes. Le but est de résumer son activité en 1 minute et d’aller au plus important. Le participant pourra par la suite développer en amont son projet professionnel à la suite du Speed Business Meeting.
  • Checker son profil sur les réseaux sociaux et actualiser si besoin
  • Ne pas oublier les cartes de visite (en quantité suffisante ! ), stylo et support pour prises de notes : j’insiste sur ce point car nombreux sont ceux qui oublient ou qui apportent un stock limité de cartes de visite. Selon l’événement et les rotations, les entreprises peuvent rencontrer entre une vingtaine et trentaine d’interlocuteurs et le stock s’épuise vite !
  • Venir à l’heure ! : en effet, pour des raisons logistiques un participant en retard ne pourra pas intégrer un groupe.  Pour la Haute-Savoie attention au quart d’heure savoyard….si si on le constate !

PENDANT une rencontre de Networking

  • Soyez curieux et ouvert
  • Présentez-vous en balayant bien du regard l’ensemble du groupe
  • Mémoriser les participants de son (ses) groupe(s) par des mots clés, des annotations et tout élément qui vous permettra par la suite de la visualiser et de ré-engager la conversation en dehors du SBM : une réaction à chaud est essentielle
  • Soyez concis : définissez clairement votre fil conducteur : ce que vous recherchez, ce que vous proposez, à qui, pourquoi et comment ? Une autre question importante à se poser face à l’interlocuteur : « y a-t-il un endroit où nos intérêts respectifs sont susceptibles de se rencontrer? et si oui comment ?
  • Parler distinctement pour être entendu de tout son groupe : avoir à l’esprit que d’autres engagent en même temps la conversation dans d’autres groupes et cela peut vite devenir une cacophonie

APRES une rencontre de Networking

  • Ajouter dans vos réseaux sociaux type Linkedin ou Viadéo les profils qui vous ont semblé intéressants par rapport à votre activité mais aussi très important par rapport au feeling
  • Ne pas hésiter à rencontrer certains participants en dehors du cercle mais attendez quelques jours avant de pouvoir prendre contact
  • Faire un court debrief de sa présentation et trouver si besoin les améliorations qui seront utiles pour un prochain Speed (notamment sur les techniques de communication et l’aisance à l’oral).
  • Il est important de peaufiner un nouveaux discours avant chaque rendez-vous. Il serait dommage de réutiliser le même pour chaque rencontre car de nouveaux besoins peuvent apparaître d’un événement à l’autre.

L’animateur a également un rôle crucial à jouer dans la mise en place du Speed Business Meeting. Nous verrons ici la logistique et les éléments employés pour que tout puisse se dérouler sans souci le jour J :

 Constitution des groupes :  1 rotation = un groupe. A la fin d’une rotation un roulement se fait dans la salle et de nouveaux groupes sont constitués.

  • De 0 à 10 personnes : 2 rotations de 20 minutes
  • >10 : 1 groupe de 4 + 1 groupe de 5 : 2 rotations de 20 minutes
  • De 25 à 50 personnes : 5 groupes de 5 : 3 rotations de 20 minutes

La constitution des groupes se fera par rapport aux profils d’activités des entreprises mais également à leurs besoins clairement exprimés : recherche de partenaires, besoin d’un porteur de projet de rencontrer une jeune entreprise pour avoir des astuces, conseils et mises en garde, un industriel souhaitant rencontrer un fournisseur. Penser aux pastilles et gommettes de couleurs à donner aux participants par rapport à leurs profils.

Horaires du Speed Business Meeting : 2 choix :
Le matin juste avant le début d’une intervention (entre 8h30 et 8h45) : prévoir une arrivée tardive des inscrits ( cf quart d’heure savoyard vu précédemment) SOIT à la fin d’une présentation afin de permettre aux participants de la réunion de partir tranquillement s’ils ne sont pas intéressés par le Speed.

Choix du lieu : Tout dépend du type d’animation et du nombre d’inscrits. Prévoir un % de pertes / par rapport aux choix de la salle. Le choix de la salle pourra ainsi se faire une semaine avant le Speed, date à laquelle les inscriptions seront closes.

Assistance : Le jour J, l’animateur devra s’aider au minimum de 2 personnes (internes à l’entreprise) pour constituer rapidement les groupes et faire les changements de rotation si besoin.

Matériel : Prévoir un ou plusieurs micros, sono pour se faire entendre de tous. Il faut bien évidemment tester le matériel en amont du Speed Business Meeting. L’animateur est le seul garant du timing : prévoir de chronométrer.

Le timing : si le temps imparti est dépassé (en raison du retard d’arrivée des inscrits ou dans la constitution des groupes) on peut supprimer une rotation. Ne pas empiéter sur le temps consacré à la conférence ou réunion qui suivra.

Limites

  • Assister à ces rencontres réseaux dans une optique personnelle et non pour partager. Les participants sentent les réticences de certains à ne pas se dévoiler. Ne pas oublier que la première impression que l’on fait à autrui est essentielle… Un essoufflement est souvent à déplorer. En effet, le risque est de vouloir trop en organiser et lorsque le filon fonctionne bien on a trop tendance à en abuser. Espacer les rencontres ! Une fois par mois est un bon ratio en sachant qu’en dehors du Speed vous aurez d’autres soirées réseaux.
  • Compter uniquement sur le même vivier de participants : en effet, une fois que nous avons rencontré les mêmes personnes à différents Speed il est compréhensible de ne plus vouloir participer.
  • Des profils trop homogènes : combien de fois j’ai eu des remarques de personnes me disant qu’ils rencontraient toujours le même profil de membres… La limite du Speed prend ici tout son sens  : trop de porteurs de projet, pas assez d’entreprises du monde de l’industrie, trop de consultants, pas assez de profils aux compétences techniques. Prendre un ratio égal de profils d’activités.
  • La confidentialité : en effet, de nombreux participants n’osent pas se dévoiler en raison de la confidentialité / secteur d’activité.  Certaines PME ont encore besoin d’améliorer leurs rapports face au networking. Différence avec les Etats-Unis par exemple ? « Là où les Latins ont davantage tendance à protéger leurs idées, dans la Silicon Valley, ce n’’est pas l’idée qui a de la valeur – on peut la partager – mais sa concrétisation » (Jean Rauscher, directeur général d’Yseop ( cf Liens ci-dessous)

Une rencontre de type Speed Business Meeting aura plus de succès  si la cible est éclectique. Les porteurs de projets, créateurs et jeunes entreprises sont les profils qui y participent le plus volontiers. Raison qui explique pourquoi on voit très souvent des événements réseaux organisés en Chambre de Commerce. Il est plus difficile de faire venir les industriels. Ceux-ci trouveront plus d’intérêt dans les clubs sectoriels.

Pour ma part,  je préfère networker autrement. Premièrement cela fait trop « procédure » : 1 minute, 3 top chrono, exposer son discours, donner sa carte et passer la parole à son voisin. Des échanges sont tout autant enrichissants à travers des réunions, salons, colloques, tables rondes et même TGV. Chacun y trouvera son compte, tout dépend de ce que l’on cherche et surtout de notre personnalité. Les grands timides ont besoin « d’être poussés » à networking et ce type d’animation leur conviendra parfaitement.

 

Quelques liens :

Networking Groups for Businesses

Speed Business Meetings® : stimulez les prises de contact entre membres !

French Tech Tour : savoir tirer profit des soirées de Networking