Archives de catégorie : Gestion de contenu

10 arguments rapides sur la valeur de la gestion documentaire

Vu sur le blog Digitall Landfill un billet extrait d’une présentation de Pam Doyle (du groupe Fujitsu et membre de l’AIIM) – Enterprise Content Management Association – et qui démontre par chiffres clefs la nécessité d’assurer une bonne gestion documentaire des données en entreprise…

1. Les compagnies dépensent 20$ pour classer un document, 120$ pour trouver un document mal classé et 220$ pour reproduire un document perdu.

2. 7,5% de tous les documents se perdent; 3% de ce nombre sont mal classés

3. Les professionnels dépensent 5 à 15% de leur temps à lire de l’information,
mais jusqu’à 50% pour la trouver.

4. Un document est photocopié en moyenne 19 fois.

5. Il y a plus de 4 000 milliards documents papier aux États-Unis seulement et
leur nombre grimpent de 22% par année selon PricewaterhouseCoopers

6. Les utilisateurs corporatifs reçoivent environ 18 mb de courriels par jour en 2007. En 2011, on estime que ce sera au-delà de 28 mb par jour.

7. Selon Radicati Group, un usager envoie et reçoit environ 133 courriels par jour.

8. Selon Captaris, il coûte 6 200$ par année pour opérer un télécopieur; le temps moyen pour envoyer manuellement une télécopie est de 8 minutes.

9. Le coût moyen pour envoyer un colis par courrier est entre 8 et 15$

10. Le coût d’espace de bureau a augmenté de 19% selon Office Space Across the World 2008.

10 Fast Facts About Document Management Value

Journée d’étude sur le Web sémantique – Paris

L’Aula, club utilisateurs Archimed, organise en partenariat avec la société Tosca consultants, une journée d’étude sur le Web sémantique, le 27 juin 2008 à l’auditorium du MNHN à Paris.

Web sémantique », « web intelligent », « web de données », « web 3.0″… les formules ne manquent pas pour exprimer les dernières tendances du Web. L’objectif de cette journée est d’apporter à chacun les éléments indispensables pour mieux comprendre et appréhender les changements technologiques en cours ainsi que les enjeux en terme de gestion et diffusion de l’information et par conséquent l’intérêt qu’ont les bibliothèques à participer à cette évolution.

Au programme notamment :

  • Introduction au Web Sémantique : langages, outils et applications
  • Livres, périodiques, thèses et manuscrits en réseau. Vers un « web of data » de l’enseignement supérieur ?
  • Les axes de travail et de réflexion de la BNF dans le cadre du développement du web sémantique

Le programme détaillé est en ligne sur le site d’Aula.

Inscription gratuite et obligatoire avant le 16 juin.

La Gestion d’Information d’Entreprise : Référentiel de pratiques – Edition 2008

Présentée à l’occasion de Documation 2008, la dernière Etude de MARKESS International sur les solutions d’accès à l’information et les moteurs de recherche est désormais disponible. L’étude présente ainsi les approches de 200 entreprises privées, administrations centrales et collectivités locales en matière de gestion d’information. Les principaux points à retenir de cette analyse sont les suivants :

  • Les principales solutions de Gestion d’Information d’entreprises privilégiées sont à 57 % les outils d’analyse et traitement de l’information (solutions de type data mining, text mining, analyse statistique…) et 49 % pour les moteurs de recherche d’entreprise / Search.
  • Les fonctionnalités attendues pour les solutions d’accès à l’information sont à 71 % la recherche plein-texte et la recherche avancée (61%). Suivent la pré-visualisation des résultats (53%) et l’extraction de mots clefs (52%).
  • Les directions leaders des projets de gestion d’information restent en grande majorité Les Directions générales (37%) et Informatique (35%). Le service documentaire ne concerne que 5% des organisations interrogées. Vaste débat continuel qui démontre une fois de plus une dimension encore fortement technique /informatique liée aux projets de gestion d’information.
  • Le point sur les éléments qui freinent le développement des solutions de gestion d’information d’entreprise est intéressant. Ainsi, 43% des organisations interrogées citent en premier point la faible conscience des perspectives offertes et notamment des bénéfices associés. Les solutions offrent un gain de temps et une efficacité dans la recherche d’information mais les résultats visibles sont « essentiellement » qualitatifs.

42 % d’entre elles invoquent le manque de capacités pour faire vivre les outils mis en place que ce soit en termes de ressources humaines et financières ou en termes de temps. A noter que le prix des solutions est à 32 % un frein pour les organisations. Les entreprises sont en grande majorité désireuses de se doter de solutions de gestion d’information car elles sont davantage sensibilisées au pouvoir de l’informationnel et de la capitalisation de l’information. Pourtant le chiffre du -manque de capacité- reste élevé. Il faut au contraire se dire que oui cela prend du temps et des ressources humaines mais cela en vaut la peine. Selon moi, c’est une attitude assez paradoxale de la part des organisations et qui démontre que la gestion d’information n’est pas encore un élément crucial pour certaines malgré les actions mises en œuvre pour les sensibiliser.

Accès au Référentiel de Pratiques : La Gestion d’Information d’Entreprise – Solutions d’Accès à l’Information et de Recherche – 2008 (Téléchargement du document après avoir renseigné le formulaire).

Un portail open source pour les lycées franciliens dès la rentrée 2008

La région Ile-de-France vient de lancer un appel d’offres pour la mise en place d’un espace numérique de travail (ENT) en open source à destination des lycées franciliens. Ce portail dont l’accès sera sécurisé, doit mettre à disposition des élèves, des enseignants et des personnels administratifs un bureau virtuel : bulletins de notes, relevés d’absences, ressources documentaires, espaces collaboratifs, cahiers de textes, et forums seront accessibles en ligne. Cette plate-forme sécurisée centralisera ainsi tous les renseignements utiles à la vie lycéenne. En initiatives similaires on se souvient de la distribution de portables ou de clefs USB « libres » menées il y a quelques mois.

Source : Conseil Régional d’île de France

Voir aussi : Une clé USB libre pour 173.000 jeunes Franciliens

2e Baromètre National des Collectivités

Le cabinet conseil Secteur public et l’institut de mesure Ip-label ont présenté, le 8 avril dernier, les résultats de leur étude annuelle sur l’accès en ligne aux données publiques pour les entreprises. Le baromètre mesure l’effort des collectivités dans leur communication en direction des entreprises et évalue la qualité technique de l’accès à leurs sites.

Pour les régions, le Languedoc-Roussillon arrive en tête devant la Corse et le Limousin. Le Jura se place devant les Yvelines et le Maine-et-Loire pour les départements. Dans la catégorie des villes de plus de 50.000 habitants, Avignon passe devant Neuilly-sur-Seine et Aubervilliers.

Réalisée entre le 15 février et le 15 mars, l’étude a porté sur les sites Internet de 490 collectivités territoriales. Pour vérifier la présence des données publiques, Secteur Public a analysé les sites Internet selon 20 critères regroupés en 4 grandes familles : les données budgétaires, décisionnelles, organisationnelles et les données relatives aux marchés publics.

Plus un site est pauvre en information, moins il attire de visiteurs, mieux il marche techniquement et mieux il est noté. Inversement, les problèmes arrivent dès que l’audience est importante, notamment si la collectivité ne décide pas de mettre les moyens sur l’infrastructure informatique et pas seulement sur les contenus, conclut Eric Varszegi, président et fondateur d’Ip-label.

Ainsi, certains sites sont pénalisés par des maintenances techniques effectuées entre 7h à 23h. Quant aux contenus, 51% des collectivités publient leurs décisions. Cependant, seules 7,7% d’entre elles offrent aux entreprises un service « push » pour recevoir les avis de marché.

Concernant les données relatives aux marchés publics, si les collectivités locales font des efforts en direction des entreprises, il reste encore de nombreux points à améliorer : 75 % des collectivités ne permettent aucune relation directe avec le service marché par leur site Internet, 66 % ne publient pas les avis d’attribution des marchés et 30 % ne proposent aucun moteur de recherche dans les avis de marché.

Sans circulation de l’information, il n’y a pas de marché ni de citoyenneté active », déclare Marie-Lise Gauthier, Présidente de Secteur Public. « Elle est indispensable aux citoyens et aux acteurs économiques. Elle est LA condition première de la transparence et d’un meilleur accès des PME à la commande publique. Le volume des dépenses engagées par les collectivités a représenté 209,85 milliards d’euros en 2007. Il est donc essentiel de favoriser et de contrôler la transparence de ces données.

Télécharger le livre blanc (via le site des Echos). Le baromètre complet est disponible sur le site d’Ip-label (après inscription).

Via Secteur Public

Reuters mise sur une plate-forme sémantique avec Open Calais

Open Calais est un nouveau web service proposé par Reuters, qui est capable de rattacher automatiquement au contenu que vous soumettez des métadonnées, en catégorisant et en liant vos documents à des entités (des gens, des lieux, des organisations, etc.). Ces métadonnées sont ensuite stockées dans une archive centralisée et vous sont retournées sous forme de modèle RDF accompagné d’un identifiant unique (GUID : Globally Unique Identifier).

Voir aussi :
Open Calais : Reuters nous rapproche du Web sémantique (Via Adscriptor)

Rachat de Fast Search : premieres impressions de Sinéqua et d’Exalead

Suite à l’annonce d’achat de Fast Search Transfert par Microsoft (la transaction devrait être finalisée au cours du deuxième trimestre 2008), les spécialistes français des technologies de recherche pour entreprise, Sinéqua et Exalead ont exprimé sur la Toile leurs impressions « à chaud » suite à ce communiqué.

Ainsi, Jean Ferré, Président de Sinequa perçoit cette opération « comme le signal d’une vaste reconfiguration du marché avec des acteurs IT généralistes comme IBM, Google ou Oracle cherchant à intégrer des fournisseurs spécialisés dans le domaine de la recherche en entreprise ».(cf vidéo ci-dessous, source Vnunet).

François Bourdoncle, président d’Exalead a indiqué « Certains spécialistes du secteur, notamment les vendeurs dit ‘legacy’ avec des approches verticales traditionnelles, vont se faire absorber; d’autres en revanche, avec une logique de verticalisation plus souple et plus innovante, vont grandir très vite, car ils vont aider de très nombreux acteurs à lutter contre les acteurs en position dominante….. » « Je m’attends à une convergence complète des outils de Business Intelligence et des outils de Competitive Intelligence ».

Spécialiste norvégien des solutions de recherche à destination des entreprises, Fast Search donnera une impulsion supplémentaire à Sharepoint, solution de Microsoft pour entreprises. Ce rachat permettra ainsi à ce dernier de davantage se spécialiser sur le segment de la technologie linguistique et des solutions pour entreprises.

Voir aussi :

Classification, thésaurus, ontologies, folksonomies

Voici un article très intéressant trouvé via Pintiniblog (blog que je recommande vivement d’ailleurs) et qui traite de différents systèmes d’organisation et de classification des connaissances. Ainsi, il propose de faire une comparaison de différents Systèmes d’Organisation des Connaissances (SOC) (classifications, thésaurus, ontologies formelles, ontologies sémiotiques, folksonomies) selon différents critères pour évaluer leur pertinence en regard de la Recherche Ouverte d’Information (ROI).

Accès au document : Classification, thésaurus, ontologies, folksonomies : comparaisons du point de vue de la recherche ouverte d’information (ROI) rédigé par Manuel Zacklad

In: CAIS/ACSI 2007, 35e Congrès annuel de l’Association Canadienne des Sciences de l’Information. Partage de l’information dans un monde fragmenté : Franchir les frontières, sous la dir. de C. Arsenault et K. Dalkir. Montréal : CAIS/ACSI, 2007 – CAIS/ACSI 2007, 35e Congrès annuel de l’Association Canadienne des Sciences de l’Information. Partage de l’information dans un monde fragmenté : Franchir les frontières, sous la dir. de C. Arsenault et K. Dalkir. Montréal : CAIS/ACSI, 2007, Canada (2007)

Source : ArchiveSIC