Archives de catégorie : Gestion de contenu

10 arguments rapides sur la valeur de la gestion documentaire

Vu sur le blog Digitall Landfill un billet extrait d’une présentation de Pam Doyle (du groupe Fujitsu et membre de l’AIIM) – Enterprise Content Management Association – et qui démontre par chiffres clefs la nécessité d’assurer une bonne gestion documentaire des données en entreprise…

1. Les compagnies dépensent 20$ pour classer un document, 120$ pour trouver un document mal classé et 220$ pour reproduire un document perdu.

2. 7,5% de tous les documents se perdent; 3% de ce nombre sont mal classés

3. Les professionnels dépensent 5 à 15% de leur temps à lire de l’information,
mais jusqu’à 50% pour la trouver.

4. Un document est photocopié en moyenne 19 fois.

5. Il y a plus de 4 000 milliards documents papier aux États-Unis seulement et
leur nombre grimpent de 22% par année selon PricewaterhouseCoopers

6. Les utilisateurs corporatifs reçoivent environ 18 mb de courriels par jour en 2007. En 2011, on estime que ce sera au-delà de 28 mb par jour.

7. Selon Radicati Group, un usager envoie et reçoit environ 133 courriels par jour.

8. Selon Captaris, il coûte 6 200$ par année pour opérer un télécopieur; le temps moyen pour envoyer manuellement une télécopie est de 8 minutes.

9. Le coût moyen pour envoyer un colis par courrier est entre 8 et 15$

10. Le coût d’espace de bureau a augmenté de 19% selon Office Space Across the World 2008.

10 Fast Facts About Document Management Value

Journée d’étude sur le Web sémantique – Paris

L’Aula, club utilisateurs Archimed, organise en partenariat avec la société Tosca consultants, une journée d’étude sur le Web sémantique, le 27 juin 2008 à l’auditorium du MNHN à Paris.

Web sémantique », « web intelligent », « web de données », « web 3.0″… les formules ne manquent pas pour exprimer les dernières tendances du Web. L’objectif de cette journée est d’apporter à chacun les éléments indispensables pour mieux comprendre et appréhender les changements technologiques en cours ainsi que les enjeux en terme de gestion et diffusion de l’information et par conséquent l’intérêt qu’ont les bibliothèques à participer à cette évolution.

Au programme notamment :

  • Introduction au Web Sémantique : langages, outils et applications
  • Livres, périodiques, thèses et manuscrits en réseau. Vers un « web of data » de l’enseignement supérieur ?
  • Les axes de travail et de réflexion de la BNF dans le cadre du développement du web sémantique

Le programme détaillé est en ligne sur le site d’Aula.

Inscription gratuite et obligatoire avant le 16 juin.

La Gestion d’Information d’Entreprise : Référentiel de pratiques – Edition 2008

Présentée à l’occasion de Documation 2008, la dernière Etude de MARKESS International sur les solutions d’accès à l’information et les moteurs de recherche est désormais disponible. L’étude présente ainsi les approches de 200 entreprises privées, administrations centrales et collectivités locales en matière de gestion d’information. Les principaux points à retenir de cette analyse sont les suivants :

  • Les principales solutions de Gestion d’Information d’entreprises privilégiées sont à 57 % les outils d’analyse et traitement de l’information (solutions de type data mining, text mining, analyse statistique…) et 49 % pour les moteurs de recherche d’entreprise / Search.
  • Les fonctionnalités attendues pour les solutions d’accès à l’information sont à 71 % la recherche plein-texte et la recherche avancée (61%). Suivent la pré-visualisation des résultats (53%) et l’extraction de mots clefs (52%).
  • Les directions leaders des projets de gestion d’information restent en grande majorité Les Directions générales (37%) et Informatique (35%). Le service documentaire ne concerne que 5% des organisations interrogées. Vaste débat continuel qui démontre une fois de plus une dimension encore fortement technique /informatique liée aux projets de gestion d’information.
  • Le point sur les éléments qui freinent le développement des solutions de gestion d’information d’entreprise est intéressant. Ainsi, 43% des organisations interrogées citent en premier point la faible conscience des perspectives offertes et notamment des bénéfices associés. Les solutions offrent un gain de temps et une efficacité dans la recherche d’information mais les résultats visibles sont « essentiellement » qualitatifs.

42 % d’entre elles invoquent le manque de capacités pour faire vivre les outils mis en place que ce soit en termes de ressources humaines et financières ou en termes de temps. A noter que le prix des solutions est à 32 % un frein pour les organisations. Les entreprises sont en grande majorité désireuses de se doter de solutions de gestion d’information car elles sont davantage sensibilisées au pouvoir de l’informationnel et de la capitalisation de l’information. Pourtant le chiffre du -manque de capacité- reste élevé. Il faut au contraire se dire que oui cela prend du temps et des ressources humaines mais cela en vaut la peine. Selon moi, c’est une attitude assez paradoxale de la part des organisations et qui démontre que la gestion d’information n’est pas encore un élément crucial pour certaines malgré les actions mises en œuvre pour les sensibiliser.

Accès au Référentiel de Pratiques : La Gestion d’Information d’Entreprise – Solutions d’Accès à l’Information et de Recherche – 2008 (Téléchargement du document après avoir renseigné le formulaire).